友達とのやり取りはもっぱらライン、という方が多いでしょう。
しかし社会人になると、社内、社外問わず
メールでのやりとりがほとんどです。
ちょっとしたミスから、会社全体の信用を
落としてしまうこともあります。
ビジネスメールの基本的なマナーはしっかり身につけておきましょう。
ここがポイント！メールの返信で抑えておきたいポイント
まず第一に、メールは素早く返信する！これが一番大事です。
24時間以内といわず、終業時間までに返信しましょう。
すぐに結果が出せず保留させてもらう場合も
その旨伝えておきましょう。
メールはラインと違って既読がつかないので、
読んでくれたのかな？と相手に不安に思われてしまいます。
また返信があると、相手も何らかの報告を自分の上司に出来るので、
早目に返信するようにしましょう。
次に、件名についてですが、少し前までは、
Re：〇〇のような形で返信するのは相手に失礼だ、
との考え方が多かったようですが、
現在はビジネスメールにおいての返信はむしろ
そのままRe：〇〇とした方が良い、とビジネス書には書かれています。
ビジネスメールの基本は、わかりやすく、簡潔に、
なのでもっともだと思います。
また、ビジネスメールの返信は、大抵質問に対して送るものなので、
引用についても考えなくてはなりません。
相手のメールに誤字などあっても訂正せずそのまま引用しましょう。
曜日を間違えているなどの場合は、
返信する文面の中で確認するようにした方がいいでしょう。
そして、引用部分のマークとしては ＞ を用いるようにしましょう。
各行の頭につけてそろえるようにしましょう。
基本的に質問が2つ以上の場合に使いますので、
質問が１つだけなら、引用をあえて使わない方が
詠みやすく簡潔になります。
また、宛先がCCかBCCかを確認することも大事です。
どちらも一斉送信のための機能ですが、
BCCはメールアドレスが表示されない、いわば内緒のメールです。
ですからBCCで送られてきたメールに全員送信するのは
絶対に避けなくてはなりません。
以前、メールではありませんが似たような体験を
ラーメン屋さんでしたことがあります。
注文したものと違うものを店員が持ってきたので、
作り直してもらいました。
それを持ってきたとき、丁寧に謝ってくれたので気をよくしていたのですが、
厨房に戻るや否や
「詫び、入れました～！」と店長に大きな声で報告していたのです。
「りょうか～い！」と店長も答えていて、
なんだ、ここの店は！と腹立たしく思いました。
変な例えばなしになってしまいましたが、
店員と店長のやり取りは客には内緒の話なので、
BCCにしないといけないはずなのに、
全部オープンなCCでやり取りしているのです。
いくら客の前で丁寧に謝っても全部台無しです。
それ以来そのお店には行きませんでしたが、
いつの間にか潰れていました。
知っておくと便利かも！？ビジネスメールの定型文
ビジネスメールの型は決まっています。
1、 宛名
２、挨拶
３、自分の名前
４、本文
５、結びの挨拶
６、署名 です。
挨拶は、いつもお世話になっております、など。
結びの挨拶は、用件のみにて失礼いたします、などです。
敬語が苦手な方は、先輩にチェックしてもらう方がいいでしょう。
ネットで調べると、事細かに状況に応じた定型文が見つかります。
前もっていろいろ知っておきましょう。
直前でバタバタ調べるのはいけません。
まとめ
ビジネスメールは早目に返信しましょう。
件名はそのままの形にしておきましょう。
引用文も勝手に訂正してはいけません。
また、CCかBCCかを確認し、
くれぐれも失敗のないよう気をつけましょう。
